Hướng dẫn bắt đầu sử dụng QLNT trong tháng dùng thử

Bạn vừa đăng ký dùng thử Quản Lý Nhà Trọ (QLNT) và đang tự hỏi nên bắt đầu từ đâu? Bài viết này là bản đồ cho cả tháng dùng thử. Bạn chỉ cần làm lần lượt từ trên xuống, mỗi bước đều có bài hướng dẫn chi tiết riêng.

Mục tiêu cuối cùng rất đơn giản: đến cuối tháng, mỗi kỳ thu tiền bạn chỉ còn 2 thao tác — nhập số điện, nước và bấm tạo hóa đơn. Phần còn lại hệ thống tự làm.

Lộ trình 9 bước

Bước	Việc cần làm	Thời gian ước tính
1	Kích hoạt tài khoản và đăng nhập	5 phút
2	Thêm nhà/tòa nhà và phòng	10–30 phút
3	Khai báo dịch vụ (điện, nước, internet, rác, xe…)	10 phút
4	Bật thanh toán chuyển khoản tự động (SePay) — không bắt buộc	15 phút
5	Thêm khách thuê	5 phút/khách
6	Tạo hợp đồng và ký	5 phút/hợp đồng
7	Nhập chỉ số và tạo hóa đơn hàng tháng	Vài phút mỗi tháng
8	Thu tiền và nhắc nợ	Gần như tự động
9	Theo dõi hạn dùng thử và gia hạn	—

Bước 1 đến bước 6 bạn chỉ làm một lần khi bắt đầu. Bước 7 và 8 là việc lặp lại hằng tháng.

Giai đoạn 1: Thiết lập ban đầu (làm một lần)

Bước 1. Kích hoạt và đăng nhập

Mở email “Kích hoạt tài khoản dùng thử QLNT”, bấm Kích hoạt tài khoản, sau đó đăng nhập bằng email và mật khẩu ghi trong email. Link kích hoạt chỉ có hiệu lực 24 giờ.

👉 Chi tiết: Kích hoạt tài khoản QLNT và đăng nhập lần đầu

Bước 2. Thêm nhà và phòng

Khai báo tòa nhà (tên, địa chỉ), sau đó thêm từng phòng với số phòng, diện tích và giá thuê.

👉 Chi tiết: Cách thêm nhà và phòng trên QLNT

Bước 3. Khai báo dịch vụ

QLNT hỗ trợ 4 cách tính phí: cố định, theo chỉ số, theo người và theo số lượng — đủ cho điện, nước, internet, rác, gửi xe.

👉 Chi tiết: Cài đặt dịch vụ điện, nước, internet, rác, gửi xe

Bước 4. Bật thanh toán tự động với SePay

Không bắt buộc, nhưng đây là bước giúp bạn thôi dò sao kê: mỗi hóa đơn có mã QR, khách chuyển khoản là hóa đơn tự chuyển sang “Đã thanh toán”.

👉 Chi tiết: Kết nối SePay để thu tiền chuyển khoản tự động

Bước 5 và 6. Thêm khách thuê, tạo và ký hợp đồng

Nhập thông tin khách (kèm ảnh CCCD), tạo hợp đồng gắn với phòng và dịch vụ, rồi hai bên ký ngay trên màn hình. Đủ chữ ký, hệ thống tự tạo file PDF và gửi email cho khách.

👉 Chi tiết: Thêm khách thuê và Tạo và ký hợp đồng thuê online

Giai đoạn 2: Vận hành hằng tháng

Bước 7. Nhập chỉ số và tạo hóa đơn

Chọn kỳ, nhập chỉ số điện nước mới cho từng phòng — chỉ số cũ hệ thống tự lấy. Bấm tạo là hóa đơn của các phòng được tạo hàng loạt.

👉 Chi tiết: Nhập chỉ số điện nước và tạo hóa đơn hàng tháng

Bước 8. Thu tiền và nhắc nợ

Khách quét QR thì hệ thống tự ghi nhận. Khách trả tiền mặt thì bạn ghi nhận thủ công. Phòng chưa trả thì gửi email nhắc nợ một chạm.

👉 Chi tiết: Thu tiền, ghi nhận thanh toán và nhắc nợ

Bước 9. Hạn dùng thử và gia hạn

• Bạn được dùng thử 1 tháng tính từ ngày kích hoạt, dùng được đến hết ngày hết hạn.
• Sau ngày đó, tài khoản tạm thời không đăng nhập được, nhưng dữ liệu vẫn được giữ nguyên.
• Muốn tiếp tục sử dụng, bạn liên hệ quản trị hệ thống QLNT để gia hạn — mọi phòng, khách, hợp đồng, hóa đơn đã nhập đều còn nguyên. Xem các gói tại bảng giá.

Mẹo để tận dụng tối đa tháng dùng thử

1. Làm xong bước 1–6 trong tuần đầu. Như vậy bạn còn đủ thời gian trải qua trọn một kỳ thu tiền thật.
2. Bật SePay sớm. Thu tiền tự động là phần tiết kiệm thời gian nhất — đừng để đến cuối tháng mới thử.
3. Bắt đầu với vài phòng. Nếu có nhiều tòa nhà, hãy làm trọn quy trình với một tòa trước rồi mới nhân rộng.
4. Ngại nhập liệu? Nhắn Zalo cho đội hỗ trợ, gửi ảnh sổ sách hoặc file Excel — chúng tôi nhập giúp miễn phí.

Kết luận

Thiết lập QLNT chỉ tốn công một lần. Sau đó, mỗi tháng bạn chỉ còn nhập số điện nước và bấm tạo hóa đơn; tiền về thẳng tài khoản của bạn và hóa đơn tự gạch nợ. Hãy bắt đầu từ bước 1: kích hoạt tài khoản.