Cách thêm nhà và phòng trên QLNT

Đây là bước 2 trong lộ trình bắt đầu sử dụng QLNT. Phòng là nền móng của mọi thứ phía sau: hợp đồng gắn với phòng, hóa đơn tính theo phòng. Làm kỹ bước này, các bước sau sẽ rất nhẹ.

Chuẩn bị trước khi nhập

Hãy chuẩn bị sẵn một danh sách (giấy hoặc Excel đều được) gồm:

• Tên và địa chỉ từng nhà/tòa nhà.
• Số phòng (101, 102… hoặc A1, A2…).
• Diện tích từng phòng (m²).
• Giá thuê hằng tháng của từng phòng.

Có nhiều phòng và ngại nhập? Gửi ảnh sổ hoặc file Excel cho đội hỗ trợ QLNT qua Zalo — chúng tôi nhập giúp miễn phí.

Bước 1: Thêm nhà/tòa nhà

1. Bấm menu Cài đặt.
2. Chọn thẻ Nhà/Toà nhà.
3. Bấm + Thêm nhà/toà nhà.
4. Nhập tên và địa chỉ, bấm lưu.

Nếu bạn có nhiều khu cho thuê ở các địa chỉ khác nhau, hãy tạo mỗi khu là một nhà/tòa nhà riêng. Việc này giúp bạn xem hóa đơn và doanh thu tách bạch theo từng khu.

Gợi ý đặt tên: dùng tên bạn và người quản lý vẫn gọi hằng ngày, ví dụ “Nhà Lê Văn Sỹ”, “Khu B Gò Vấp”. Tránh tên chung chung như “Nhà 1”.

Bước 2: Thêm phòng

1. Trong Cài đặt, chuyển sang thẻ Phòng.
2. Bấm + Thêm phòng.
3. Nhập số phòng, diện tích, giá thuê.
4. Lưu, rồi làm lại cho từng phòng.

Mẹo đặt số phòng

• Theo tầng: 101, 102 (tầng 1), 201, 202 (tầng 2). Nhìn số là biết phòng ở đâu.
• Thống nhất định dạng: đã dùng “101” thì đừng xen “P.102” — danh sách sẽ khó tìm và sắp xếp.
• Giống thực tế: số trên phần mềm nên trùng với biển số trên cửa phòng, để người quản lý ghi chỉ số không nhầm.

Nhập giá thuê thế nào cho đúng?

Nhập giá thuê phòng hằng tháng chưa gồm điện, nước và các dịch vụ khác. Các khoản dịch vụ sẽ được khai báo riêng ở bước tiếp theo, sau đó hệ thống tự cộng vào hóa đơn.

Ví dụ: phòng 101 cho thuê 3.000.000đ/tháng, điện nước tính riêng → giá thuê nhập 3.000.000.

Kiểm tra lại trước khi sang bước sau

• Đủ số tòa nhà, địa chỉ đúng.
• Đủ số phòng của từng tòa nhà.
• Giá thuê đúng với thỏa thuận hiện tại của từng phòng.
• Số phòng trùng với biển số thực tế.

Bước tiếp theo

Phòng đã có, giờ hãy khai báo các khoản phí đi kèm như điện, nước, internet, rác, gửi xe: Cài đặt dịch vụ điện, nước, internet, rác, gửi xe.