Tạo và ký hợp đồng thuê online trên QLNT

Đây là bước 6 trong lộ trình bắt đầu sử dụng QLNT. Hợp đồng là nơi mọi thứ kết nối: khách nào, ở phòng nào, đóng bao nhiêu tiền cọc và dùng những dịch vụ gì. Hóa đơn hằng tháng sẽ được tính dựa trên hợp đồng này.

Phần 1: Tạo hợp đồng

1. Vào menu Hợp đồng.
2. Bấm + Tạo hợp đồng.
3. Điền các thông tin:
   • Khách thuê — chọn từ danh sách đã thêm ở bước 5.
   • Phòng — chọn từ danh sách đã thêm ở bước 2.
   • Ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
   • Tiền cọc.
   • Các dịch vụ kèm theo — chọn từ danh mục đã khai báo ở bước 3.
4. Lưu hợp đồng.

Lưu ý khi chọn dịch vụ kèm theo

Chỉ chọn những dịch vụ phòng đó thực sự sử dụng. Ví dụ phòng không đăng ký internet thì bỏ chọn internet — hóa đơn của phòng sẽ không bị cộng khoản này.

Kiểm tra kỹ phần này vì nó quyết định mỗi tháng khách phải trả những khoản nào.

Lưu ý về thời hạn và tiền cọc

• Thời hạn phổ biến là 6 hoặc 12 tháng. Ghi đúng ngày đã thỏa thuận với khách.
• Tiền cọc thường bằng 1–2 tháng tiền phòng. Ghi đúng số tiền đã nhận để làm căn cứ khi trả phòng.

Phần 2: Ký hợp đồng ngay trên màn hình

1. Mở hợp đồng vừa tạo.
2. Bấm Ký hợp đồng.
3. Chủ nhà và khách thuê ký trực tiếp trên màn hình — dùng ngón tay trên điện thoại, hoặc chuột trên máy tính.

Không cần in giấy, không cần máy scan.

Khi đủ chữ ký 2 bên

Hệ thống tự động:

• Tạo file PDF hợp đồng có đủ chữ ký.
• Gửi email file PDF cho khách thuê.

Vì vậy, hãy chắc chắn email của khách đã được nhập đúng trong hồ sơ khách thuê.

Mẹo ký hợp đồng suôn sẻ

• Đọc lại cùng khách trước khi ký. Lướt nhanh phòng, giá thuê, tiền cọc, thời hạn và danh sách dịch vụ để hai bên thống nhất.
• Ký ngay khi bàn giao phòng. Khách đang có mặt, ký xong là có hợp đồng PDF trong email, không phải hẹn lần sau.
• Dùng nét ký rõ ràng. Ký chậm, đủ lớn trong khung ký để chữ ký dễ nhận diện trên file PDF.

Bước tiếp theo

Thiết lập ban đầu đã xong! Từ giờ, mỗi tháng bạn chỉ cần nhập chỉ số và tạo hóa đơn: Nhập chỉ số điện nước và tạo hóa đơn hàng tháng.