Thêm khách thuê và lưu hồ sơ CCCD trên QLNT

Đây là bước 5 trong lộ trình bắt đầu sử dụng QLNT. Hồ sơ khách thuê đầy đủ giúp bạn tạo hợp đồng nhanh, liên hệ dễ và có sẵn thông tin khi cần làm việc với địa phương.

Cách thêm khách thuê

1. Vào menu Khách thuê.
2. Bấm + Thêm khách thuê.
3. Nhập thông tin: họ tên, số điện thoại, CCCD, quê quán…
4. Chụp ảnh CCCD và tải lên (nên có cả mặt trước và mặt sau).
5. Lưu.

Làm lại cho từng người thuê. Nếu một phòng có nhiều người ở, nên thêm đủ từng người.

Thông tin nào cần thu thập khi khách đến thuê?

Chuẩn bị sẵn danh sách này để hỏi một lần, tránh phải gọi lại nhiều lần:

Thông tin	Vì sao cần
Họ tên đầy đủ	Ghi trên hợp đồng và hóa đơn
Số điện thoại	Liên lạc, nhắc thanh toán
Số CCCD	Xác minh danh tính, ghi trên hợp đồng
Ảnh CCCD	Lưu bằng chứng, hỗ trợ đăng ký tạm trú
Quê quán	Hồ sơ khách thuê, đăng ký tạm trú
Email	Nhận hợp đồng PDF và email nhắc nợ

Đừng bỏ qua email. Sau khi ký hợp đồng, QLNT gửi file PDF hợp đồng cho khách qua email. Email nhắc nợ cũng gửi qua địa chỉ này.

Vì sao nên tải ảnh CCCD lên?

• Đối chiếu nhanh: khi cần kiểm tra lại thông tin, mở hồ sơ là có, không phải lục ngăn kéo tìm bản photo.
• Không thất lạc: bản giấy dễ mất, ảnh trên hệ thống thì còn.
• Hỗ trợ đăng ký tạm trú: chủ nhà có trách nhiệm thông báo lưu trú cho người thuê; có sẵn thông tin giúp việc này nhanh hơn.

Mẹo chụp ảnh CCCD: đặt thẻ trên nền tối, đủ sáng, không bị lóa đèn, chụp thẳng để đọc rõ số CCCD.

Bảo vệ thông tin khách thuê

Thông tin CCCD là dữ liệu cá nhân. Khi dùng QLNT:

• Chỉ chia sẻ tài khoản cho người thực sự cần (dùng tài khoản Người quản lý thay vì đưa mật khẩu chủ nhà).
• Đổi mật khẩu định kỳ trong Cài đặt → Mật khẩu.
• Không gửi ảnh CCCD của khách qua nhóm chat chung.

Bước tiếp theo

Đã có phòng và có khách, giờ là lúc gắn hai thứ lại với nhau bằng hợp đồng: Tạo và ký hợp đồng thuê online trên QLNT.