Thu tiền, ghi nhận thanh toán và nhắc nợ trên QLNT

Đây là bước 8 trong lộ trình bắt đầu sử dụng QLNT. Hóa đơn đã tạo xong, giờ là lúc thu tiền. Tùy cách khách trả, bạn sẽ gặp một trong ba tình huống dưới đây.

Tình huống 1: Khách chuyển khoản qua mã QR

Nếu bạn đã bật SePay, bạn không phải làm gì cả:

1. Khách quét mã QR trên hóa đơn và chuyển khoản.
2. Tiền vào thẳng tài khoản ngân hàng của bạn.
3. Hóa đơn tự chuyển sang “Đã thanh toán”.

Khách có thể tự đăng nhập để xem hóa đơn và quét mã QR thanh toán, không cần chờ bạn gửi.

Tình huống 2: Khách trả tiền mặt

1. Vào Hóa đơn → bấm Chi tiết ở hóa đơn của phòng đó.
2. Tìm mục Ghi nhận thanh toán thủ công.
3. Bấm + Ghi nhận thanh toán, nhập số tiền đã nhận và lưu.

Mẹo: ghi nhận ngay khi cầm tiền, đừng để dồn cuối ngày. Ghi muộn là lúc dễ quên, dễ nhầm phòng nhất.

Tình huống 3: Khách chưa trả

1. Mở hóa đơn của phòng chưa trả (Hóa đơn → Chi tiết).
2. Bấm Gửi email nhắc nợ.

Hệ thống gửi email nhắc nhở đến khách. So với nhắn tin hay gọi điện, email nhắc nợ có vài lợi thế:

• Lịch sự, trung lập. Là thông báo của hệ thống, không phải chủ nhà “đòi tiền” — đỡ ngại cho cả hai bên.
• Có lưu vết. Bạn biết đã nhắc khi nào, phòng nào.
• Nhanh. Một chạm, không phải soạn lại nội dung cho từng phòng.

Quy trình thu tiền hằng tháng gợi ý

Thời điểm	Việc cần làm
Ngày 25–cuối tháng	Nhập chỉ số, tạo hóa đơn
Ngày 1–5	Khách quét QR thanh toán, hệ thống tự gạch nợ
Ngày 5	Lọc phòng chưa trả, gửi email nhắc nợ
Ngày 7–10	Gọi điện trực tiếp cho phòng vẫn chưa trả

Khi phần lớn khách đã chuyển khoản qua QR, danh sách phải theo dõi chỉ còn vài phòng — thay vì cả tòa nhà.

Muốn xây dựng quy trình thu tiền bài bản hơn? Đọc thêm Cách thu tiền thuê phòng hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

Khách chuyển khoản nhưng hóa đơn chưa chuyển “Đã thanh toán”? Hãy kiểm tra lại cấu hình trong Cài đặt → Thanh toán (số tài khoản, mã kết nối, đã tích “Sử dụng SePay” chưa). Nếu vẫn chưa được, nhắn Zalo cho đội hỗ trợ QLNT.

Chưa bật SePay thì khách chuyển khoản ghi nhận thế nào? Bạn kiểm tra tiền đã về tài khoản, sau đó ghi nhận như khoản tiền mặt bằng + Ghi nhận thanh toán.

Tổng kết chuỗi hướng dẫn

Đến đây bạn đã đi hết vòng vận hành của QLNT. Từ tháng sau, việc của bạn chỉ còn:

1. Nhập chỉ số điện nước.
2. Bấm tạo hóa đơn.

Phần thu tiền và gạch nợ, hệ thống tự làm. Quay lại lộ trình bắt đầu để xem thông tin về hạn dùng thử và gia hạn.